3.4 怎样查找错账

1．错账类型

在记账工作中，产生差错是很难避免的，常见的账簿记录上的会计差错主要有以下几种情况：

（1）重记分录。一笔会计分录或一笔会计分录的一方在分类账上重复登记。

（2）漏记分录。一笔会计分录或一笔会计分录的一方在分类账上没有登记。

（3）方向记错。将应记入借方的金额误记入贷方，或将应记入贷方的金额误记入借方。

（4）科目串户。将应记某一个会计科目的金额误入另一个会计科目。

（5）数字记错。主要是数字移位，即应记的数字后多记或少记“0”；数码颠倒，即某一个金额数字，其相邻两个数码前后颠倒，如76元记为67元等。

（6）计算错误。计算过程中产生的错误，如合计数加错、余额计算错、计算中漏计或重计某一金额，等等。

2．查找错账的方法

□“试算表”验证法

查核会计分录与过账工作有无错误的验证工作，首先是从试算开始，即将总分类账中的所有科目的余额，汇总列表，以视其借方余额合计数是否与贷方余额合计数相平衡，从而验证总分类账的记录是否正确。这张各科目金额的汇总表，即称为试算表。

根据“资产=负债+所有者权益”这一会计等式，各资产科目的期初借方余额合计数，必然等于各负债和所有者权益科目的期初贷方余额合计数。同时，根据“有借必有贷，借贷必相等”这一借贷记账法的记账规则，各科目本期借方发生额合计数，必然等于贷方发生额合计数。然后，应用数学上“等量加等量，其和必等”和“等量减等量，其差必等”的定理，可计算出各科目期末借方余额合计数与贷方余额合计数也必然相等。根据这些平衡关系，就可以编制三种形式的试算表，以查核日常的会计分录与过账工作是否正确、完整。

（1）余额式试算表。这是根据余额平衡关系编制的两栏式试算表，其格式如表3-9所示。

将截止编制试算表时的所有总分类科目的期末借方或贷方余额，依次记入试算表的借（贷）方余额栏中，将借方余额及贷方余额的各自加总数列在该表最后的合计栏中。

（2）发生额式试算表。这是根据本期发生额的平衡关系编制的两栏式试算表，其格式如表3-10所示。

将截止编制试算表时的所有总分类科目的本期借方发生额和贷方发生额，依次记入试算表的借（贷）方发生额栏中，将借方发生额及贷方发生额的各自加总数列在该表最后的合计栏中。

（3）发生额及余额试算表。也称科目本期发生额及余额表，这是将各总分类科目的期初余额、本期借方发生额、贷方发生额以及期末余额分别填列，汇总编制的六栏式试算表，其格式如表3-11所示。

无论采用哪种试算表，试算结果如果发现借贷双方平衡，并不能保证日常的记账工作绝对正确，因为凡是一切不影响借贷金额平衡的错误均难以通过试算表发现。但如果经试算借贷双方不平衡，则说明日常记账工作发生了错误，必须找出差错的原因并及时、规范地进行更正。

□全面检查法

月末进行试算平衡时，如果发现借贷双方不平衡，则应采用一定的方法找出差错。

全面检查法是将一定时期的全部账目进行检查。具体又有顺查法和逆查法两种。

（1）顺查法。

顺查法是按照“分录→过账→结账→试算”的记账顺序，依次按序查对的一种检查记账错误的方法。具体检查的内容依次为：记账凭证的编制是否正确；依据记账凭证登记账簿时是否有重记、漏记和其他的过账错误；各科目发生额和余额的结算是否正确；试算表上有无抄写和计算错误。

顺查法与平时账务处理工作的方法一致，由于许多差错往往是习惯性的，如仍然采用原途径重复操作，习惯性的错误仍难以避免，因此一般认为错误的查找应以顺查法来进行较为恰当。

（2）逆查法。

逆查法是按照与原账务处理工作程序相反的顺序，即沿着“试算→结账→过账→分录”的次序依次进行检查的一种查对记账错误的方法。具体查找时，应先检查试算表本身，复核试算表内各栏金额合计数是否平衡，核对表内各科目的各栏金额是否抄列正确；然后应检查各账户的发生额及余额的计算是否正确；接下来应检查过账工作是否正确，将账簿记录与会计凭证进行核对；最后再检查记账凭证的填制是否正确。

□重点检查法

全面检查是对试算表所包含期间的所有记录进行详细查对，查对的工作量较大。如果能够结合差错的特点，有针对性地进行重点检查，就可以提高工作效率，减轻错账查找的工作量。在实际工作中，根据差错的特点及其规律，总结出一些检查错账的方法，具体包括：

（1）差错法。

这种方法用于检查过账时一笔分录一方重记、漏记或错记造成的差错。在按照记账凭证记账时，如果一笔分录的一方重记、漏记或错记，就会造成本期借、贷方发生额合计数不符。当试算不平衡时，将本期借、贷方发生额合计数相抵，计算出借贷方合计数的差错，以此为线索，重点检查与该差数的相同金额的发生额是否存在一方重记、漏记或错记的情况。

（2）除2法。

此方法用于检查记账方向记错的错误。如果误把应记入科目借方的金额记入贷方，或误把应记入科目贷方的金额记入借方，就会使借贷双方合计数的差数是错记金额的两倍。当试算不平衡时，将借贷双方合计数相抵后的差数除以2，以此为线索，重点检查与该商数相同的金额是否记账记反了。

（3）除9法。

此方法用于检查数字错位和数字颠倒的差错。当试算不平衡时，将借贷双方合计数相抵后的差数除以9，若能被9整除，则可能是记账过程中出现了数字移位（错位）或数字颠倒的差错。

①数字移位，往往是在过账时，在应记的数字后多加或少加了“0”，使正确的数字扩大9倍或缩小0.9倍。因此，数字移位又分为将数字写大和将数字写小两种错误。

○将数字写大。如将150写为1500。查找的方法是：将差数除以9，得到的商数为正确数，将商数乘以10后所得的积为错位数。本例的差数为1350（1500-150），除以9后，所得的商数150为正确数，150乘以10，其积1500即为错位数。在查找差错时，以此为线索，重点检查与该商数之积相同的金额是否存在记录上错位的情况。

○将数字写小。如将3600写成360。查找的方法是：将差数除以9，得到的商数为错位数，将商数乘以10后所得的积为正确数。本例的差数为3240（3600-360），除以9后，所得的商数360为错误数，360乘以10，其积3600即为正确数。在查找差错时，以此为线索，重点检查与该商数相同的金额是否存在记录上错位的情况。

上述处理方法是针对错移一位的情况。当错移两位时，将差数除以9，并将得到的商数再除以11，其最后的商数就是正确数（将数字写大的情况）或错位数（将数字写小的情况）。如将52000误记为520，两数相差51480，除以9后，得到商数5270，再除以11，其最后的商数520即为错位数。

当错移三位时，则应除以111，以此类推。

②数字颠倒，如将59写为95、将28写成82等。查找的方法是：将差数除以9，所得到的商数连续加11，直到出现颠倒的数字为止。如59写成95，两数之差为36，除以9得4，连加11为15、26、37、48、59、70，其中就有被错写的59。在错误查找时，以此为线索，重点检查有与连加11后的数字相同金额的业务是否存在记录上数字颠倒的情况。

此外，如果差错的数字只是角位、分位，就可以专查角位、分位的数字，其他数字就不必一一检查，此乃尾数法。

总而言之，当发现账簿记录有差错时，一般可以根据差错的具体特征，先进行重点抽查。若经用上述方法抽查仍无法发现差错所在，则应采用逆查法或顺查法进行全面检查，以便于迅速、准确地找出差错，及时更正错账。

3．如何更正错账

如果发现账簿记录有错误，则应按规定的方法进行更正。由于记账错误各不相同，其更正的方法也不尽相同。常见的错账更正方法有划线更正法、红字更正法和补充登记法三种。

□划线更正法

划线更正法是指用划红线注销原有错误记录，然后在划线上面写上正确记录的一种方法。它主要适用于记账当时或结账前发现账簿记录有误，而记账凭证正确，且纯属过账时文字、数字的笔误或方向错误及账簿数字计算错误等情况。

更正的方法是：先将错误的文字或数字划一条红线予以注销，然后在所划红线的上方空白处写上正确的文字或数字，并加盖更正人员的印章，以示负责。应注意的是，首先，在划线时，要保持账簿记录的整洁，保证被划掉的原来字迹仍清晰可辨，以备查考。其次，对于数字差错的更正，应将错误的数额整笔全部划掉，不能仅仅划去其中的几个错误数字。例如，在过账时，误将8765元写成8756元，则应采用划线更正法用红线将“8756”这个数字全部划掉，并用蓝字在其上方写上“8765”，再由更正人员在上述更正处加盖印章，以明确责任。

□红字更正法

红字更正法又称红字冲销法、赤字冲账法或红笔订正法。它是指用红字冲销或冲减原有的错误记录，以更正或调整账簿记录的一种方法。该方法主要适用于原编制的记账凭证有错误，并且已根据错误的记账凭证登记入账的情况。具体分以下两种情况：

（1）记账后发现原编制的记账凭证中会计科目使用有误，则采用本方法更正。具体做法是：先用红字金额填制一张内容与原来错误的记账凭证完全相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，并据以登记入账，以冲销原有的错误记录；然后，再用蓝字金额填制一张正确的记账凭证，在摘要栏注明“订正某月某日某号凭证”字样，并据以登记入账。

例3 -1 公司行政处购买价值400元办公用品一批，直接领用。当时在编制记账凭证时，误记为：

并已登记入账，事后被发现，更正时：

①应用红字金额编制一张与上述错误记账凭证相同的记账凭证，并据以登记入账，以冲销原有的错误记录。

②用蓝字填制一张正确的记账凭证，并据以登记入账。

以上错账更正的会计分录，在科目中的登记情况如下所示：

（2）记账后发现记账凭证上会计科目没有错误，只是金额多记了，则采用本方法将多记的金额予以冲销。具体做法是：编制一张与原错误的记账凭证会计科目相同的记账凭证，在摘要栏注明“订（更）正某月某日某号凭证”字样，将多记的金额用红字填写，并据以登记入账。

例3-2 向兴发公司赊购商品一批，价值56000元。原记账凭证上误写成：

并已登记入账。更正时，应用红字金额编制一张记账凭证，冲减多记的金额9000元，并据以登记入账。

以上错账更正的会计分录在科目中的登记情况如下所示：

上述红字更正法的处理仅仅是针对发现本年度的错误，若本年度发现以前年度记账凭证有错误的，则应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

□补充登记法

补充登记法是通过编制一张蓝字记账凭证来补充记录科目中少记金额的一种方法。当过账后发现据以入账的原记账凭证虽然会计科目正确，但金额少记了，则可以采用补充登记法更正此差错。

更正时，编制一张与原错误的记账凭证会计科目相同的蓝字记账凭证，在摘要栏注明“更正某月某日某号凭证”字样，将少记的金额用蓝字填写，并据以登记入账。

例3-3 向岭南公司赊购商品一批，价值16000元。原记账凭证上误写成：

并已登记入账。更正时，应用蓝字金额编制一张补充的记账凭证，补足少记的金额14400元，并据以登记入账。

以上错账更正的分录在科目中的登记情况如下所示：

上述的会计差错及其更正方法可以归纳如下表3-12所示。