3.3 怎样进行结账
1．结账内容与账项调整
□什么叫结账
结账就是在把一定会计期间内所发生的经济业务全部登记入账的基础上，对账簿记录所做的结束工作。通过结账，可以分清上下期的会计记录，结出期末科目余额和本期损益，为编制会计报表做好准备。结账工作的内容通常包括：
（1）结计各种损益类科目的本期发生额，并据以计算确定本期盈亏。
（2）结算各种资产、负债和所有者权益类科目，分别结计其本期发生额和期末余额，并将期末余额转为下期的期初余额，以分清上下期的会计记录。
□结账前的账项怎样调整
为了正确计算确定每一个会计期间实际发生的费用和实际获得的收入，并将两者进行恰当的配比，以真实、正确地反映企业的实际损益情况，就必须在结账前，按照权责发生制原则的要求，进行期末账项调整。即将应属于本期的收入和费用，予以确认入账，即使该款项尚未收到或支付；反之，将不属于本期的收入和费用，予以剔除，哪怕该款项已经收到或支付。调整时，直接编制账项调整的记账凭证，并据以登记入账。期末账项调整的主要内容包括：
（1）应计收入的确认入账。
应计收入是指企业本期已提供产品、劳务等，本期已实现并符合收入确认标准，但尚未收到的款项，如应收利息、应收租金、应收佣金等。对于此类收入，应于期末予以确认为本期收入入账，借记“应收账款”等科目，贷记“主营业务收入”等科目；待相应的款项入账后，借记“银行存款”等科目，贷记“应收账款”等科目。
（2）应计费用的确认入账。
应计费用是指本期已发生（耗用）或受益，但本期尚未支付，应由本期负担的费用，如应付利息、应交税费、应付租金等。凡是各种本期已实际耗用而尚未支付的费用，期末都应予以确认，借记“管理费用”等科目，贷记“应付账款”等科目，待以后支付时，借记“应付账款”等科目，贷记“库存现金”、“银行存款”等科目。
（3）递延（预收）收入的确认入账。
递延收入是指企业本期已收款，但尚未向对方企业提供商品、劳务等，不属于本期收入的预收款项，如预收款项等。款项收到时，应确认为一项负债，当本期已提供相应的商品或劳务时，在期末将已实现部分确认为本期收入。如本企业在上月底与某单位签订了一份提供劳务的合同，并以上月底收到对方预付的劳务费，本企业在当期已全面完成劳务支出，则在上月底收到预付的劳务费时，借记“银行存款”等科目，贷记“预收账款”；在本月确认劳务已实现后，借记“预收账款”，贷记“主营业务收入”。
（4）递延（预付）费用的确认入账。
预付费用是指企业已经支付，但本期尚未受益，应由以后各期分别负担的费用，如预付保险费、预付租金等，在以前期间实际支付时，借记“预付账款”等科目，贷记“库存现金”、“银行存款”等科目；在当期受益后，借记“管理费用”等科目，贷记“预付账款”等科目。
结账前除了调整上述应计收入、应计费用、递延收入、预付费用外，为使本期的收入与费用配比，以达到正确计算本期损益的目的，还有一些账项须进行期末调整。如应收账款坏账准备的计提，固定资产折旧的计提，无形资产的摊销、对某些资产类项目进行计算调整减值准备等。现以固定资产折旧为例加以说明。
固定资产是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的、使用寿命超过一个会计年度，并且在使用过程中保持原有实物形态的资产。
由于固定资产在其耐用年限内能够给企业带来效益，因此，为使成本与收益相配合，应将固定资产的成本以合理且系统的方法在其各使用期间进行分摊。这种成本分摊的过程，会计上称为折旧。在摊销减少固定资产成本、确认折旧费用时，并不直接贷记固定资产科目，而是另设一个“固定资产”科目的抵消科目——“累计折旧”科目加以记录。如此处理可使固定资产的原始成本、每期所计提的折旧额以及累计的折旧额数额在账上都有明确的记录，从而可以提供各种管理上有用的信息。
折旧费用的确认通常是在期末结账前调整入账。
2．结账的程序
在对结账前的账项进行调整以后，就应当进行结账工作。
□结账时的准备工作
为了做好结账工作，在结账时必须做好以下准备工作：
（1）查明本期内所发生的各项经济业务是否都已填制或取得了会计凭证，并据以登记入账。
这里要特别注意的是，各种应收、预收、应付、预付性质的经济业务，是否按照权责发生制原则正确进行账务处理。如发现有遗漏，应及时补记，以保证本期发生的经济业务全部登记入账。
这里应强调结账的时间问题。结账应在会计期末，即月末、季末或年末进行，既不能为编制会计报表而提前结账，把本期发生的经济业务推延至下期记录，也不能先编会计报表而后结账。
（2）进行必要的费用、成本计算和结转，如完工产品成本计算和结转、已售出产品成本的计算和结转等。对于这些转账业务，均应编制记账凭证，并据以登记入账。
（3）进行对账，保证账证相符、账账相符和账实相符。
□收入、费用类科目的结账
期末对各个收入、费用类科目结账时，应按下列顺序进行：
（1）结计出各种收入、费用类科目的本期发生额和余额。
（2）编制结账分录。结转当期损益的结账分录一般有固定的科目对应关系，收入类科目结转时，应借记“主营业务收入”、“其他业务收入”、“投资收益”、“营业外收入”等收入、收益科目，贷记“本年利润”科目；费用类科目结转时，应借记“本年利润”科目，贷记“主营业务成本”、“主营业务税金及附加”、“其他业务成本”、“销售费用”、“管理费用”、“财务费用”、“营业外支出”等科目。
（3）进行有关科目的过账与结账。
进行有关科目的过账，是指将结账分录过入到相关科目。其中收入、费用类科目的余额结转至“本年利润”科目后，其借、贷方相互平衡，这些科目被结平。而“本年利润”科目的贷方合计数抵减其借方合计数之后的差额，就能计算出本期利润（或亏损）。其贷方余额反映从年初起至本月末累计利润额，借方余额反映从年初起至本月末累计亏损额。
年终结账时，还应当结转“本年利润”科目和“利润分配”科目，以结算全年利润和利润分配的实际数。结转时，若“本年利润”科目为贷方余额，即结转全年净利润数，应借记“本年利润”科目，贷记“利润分配”科目；反之，若“本年利润”科目为借方余额，即结转全年亏损额，应借记“利润分配”科目，贷记“本年利润”科目。经年末结转后，“本年利润”科目无余额。“利润分配”科目的年末贷方余额反映企业期末未分配利润额，借方余额反映企业期末未弥补亏损额。
收入、费用类科目的结账方法如表3-5、表3-6所示。
表3-5 总分类账
表3-6 总分类账
□进行资产、负债、所有者权益类科目的结账
资产、负债及所有者权益类科目的结账工作，主要是结算出各科目的本期发生额和期末余额，并将余额结转下期或者转入新账。
□结账的具体方式
实际工作中，结账工作一般是采用划线的方法进行结账，具体按其结账的时间分为月度结账和年度结账。
（1）月度结账时，应在各科目最后一笔记录下面通栏划一条单红线，在单红线下的“摘要”栏内注明“本月合计”或“本月发生额及余额”字样，并结算出本月发生额及余额，然后再在这些记录的下面通栏划一条单红线，以表示本期的账簿记录已经结束。紧接着下一行，在“摘要”栏注明“期初余额”字样，并在“余额”栏将上期期末余额数转入；若系收入、费用类科目的结账，月末无余额，应在“余额”栏内用符号“0”表示，并在“借或贷”栏内写上“平”字。月度结账方法如表3-7所示。
表3-7 总分类账
（2）年度结账时，应在12月份月度结账下面通栏划一条单红线，在红线下面的“摘要”栏内注明“本年合计”或“年度发生额及余额”字样，并结算出各科目全年12个月的发生额及年末余额。各科目余额均需结转下年，处理时，可以将各科目的年末余额直接结转于下年度各新科目中，即在“年度发生额及余额”这一行下面通栏划一条双红线，以示封账，而下年度新账的“余额”栏直接抄列年末余额数，并在“摘要”栏内注明“上年结转”或“年初余额”字样。也可以将各科目的年末结余数按相同的金额、相反方向，填列在“年度发生额及余额”下一行的“借方”或“贷方”栏内，即将借方余额记入下一行的贷方，贷方余额记入下一行的借方，并在这一行的“摘要”栏内注明“结转下年”字样，加计借贷两方合计数相等，并在合计数下通栏划双红线，以示借贷方平衡和年度记录结束。经此处理，各资产、负债及所有者权益科目结平。在下年度新开账页的第一行，按各科目原来相同的方向填列上年结转的借方（或贷方）金额，并在摘要栏内注明“上年结转”或“年初余额”字样。
年度结转方法如表3-8所示。
表3-8 总分类账
需要说明的是，结账时，不同的科目记录，采用的结账方法有所不同：
①对不需要按月结计本期发生额的科目，如各项应收、应付账款明细账和各项财产物资明细账等，每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。也就是说，月末余额就是本月最后一笔经济业务记录的同一行内的余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划红线，不需要再结计一次余额。划线的目的是突出有关数字，表示本期的会计记录已经截止或者结束，并将本期与下期的记录明显分开。
②库存现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要在最后一笔经济业务记录下面通栏划单红线，结出本月发生额和余额，在摘要栏内注明“本月合计”字样，在下面再通栏划单红线。
③需要结计本年累计发生额的某些明细科目，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面再通栏划单红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划双红线。
④总账科目平时只需结出月末余额。年终结账时，为了总括反映本年全年各项资金运动情况的全貌，核对账目，要将所有总账科目发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏划双红线。
⑤年度结账时，有余额的科目，要将余额结转记入下年新账余额栏。而对于新的会计年度建账问题，一般来说，总账、日记账和多数明细账应每年更换一次，但有些财产物资明细账和债权债务明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账，重抄一遍工作量较大，因此，可以跨年度使用，不必每年度更换一次。各种备查簿也可以跨年度连续使用。