1.2 编辑“工作计划”文档
工作计划这类文档应具有一定的层次，在输入文档内容后，还需要进行一系列格式化文档的操作，如设置字符和段落样式等，以达到规范整齐的效果。
云帆纸业由行政部门经理制定了一份最新的年度质量工作计划，由于该经理不会使用Word，只是将计划输入了文档中，需要秘书部的人员为该文档设置字符和段落的格式，以便能突出重点，让各部门领导在开会时能够认真学习。
1.2.1 设置文档视图
微课：设置文档视图
在对Word文档进行编辑前，通常需要调整Word文档的视图模式和视图比例，使文档更加容易被人编辑，从而提高编辑的效率。下面主要通过设置文档的视图模式、调整视图比例和设置全屏显示来介绍Word 2010中的文档视图的设置方法。
1.设置视图模式
Word 2010提供了5种视图模式，包括“页面视图”“Web版式视图”“大纲视图”“阅读版式视图”和“草稿”。其中，“页面视图”是默认模式；“大纲视图”用于文档结构的设置和浏览，它们也是使用最多的两种视图模式。下面打开“工作计划.docx”文档，将视图模式设置为大纲视图，其具体操作步骤如下。
STEP 1单击“文件”按钮
启动Word 2010，在界面中单击左上角的“文件”按钮。
STEP 2选择打开操作
在打开的列表中选择“打开”选项。
STEP 3选择打开的文档
1打开“打开”对话框，首先选择文档在计算机中的保存位置；2选择需要打开的文档；3单击“打开”按钮。
操作解谜
Word的视图模式
“Web版式视图”模式以网页的形式显示文档，适用于发送电子邮件和创建网页。“草稿”模式仅显示文档的标题和正文，是最节省计算机硬件资源的视图方式。“阅读版式视图”模式以图书的分栏样式显示文档。
STEP 4选择视图模式
打开选择的文档，在【视图】/【文档视图】组中单击“大纲视图”按钮。
STEP 5退出大纲视图模式
进入“大纲视图”模式，在其中可以迅速了解文档的结构和内容梗概，在【关闭】组中单击“关闭大纲视图”按钮，即可退出“大纲视图”模式，返回到“页面视图”模式。
2.调整视图比例
调整视图的比例就是调整文档的显示比例，在显示器大小一定的情况下，显示比例越大，越容易编辑文档的内容，保证文档有较好的显示效果。下面将“工作计划.docx”文档的视图比例调整为“150%”，其具体操作步骤如下。
STEP 1调整视图比例
1在文档的工作界面中单击右下角的“缩放级别”按钮；2打开“显示比例”对话框，在“百分比”数值框中输入“150%”；3单击“确定”按钮。
STEP 2完成视图大小设置
返回Word工作界面，即可看到视图比例放大到150%。
3.设置最大化显示
有时需要将Word的功能区隐藏起来，将文档内容最大化显示。下面将“工作计划.docx”文档设置为全屏显示，其具体操作步骤如下。
STEP 1功能区最小化
在文档的工作界面中，单击右上角的“功能区最小化”按钮。
STEP 2最大化显示文档
Word就会进入最大化显示模式，除了菜单栏外，功能区将自动隐藏。
操作解谜
退出最大化显示
进入到最大化显示模式后，再次单击工作界面右上角的“展开功能区”按钮，即可退出最大化显示模式。
1.2.2 设置字符格式
微课：设置字符格式
对于商务办公来说，对文档中的字符进行一些设计，如变化字体类型、变化字号大小等，可以使文档更丰富多彩，更能体现商务办公的目的。在Word 2010中，可以通过【字体】组设置字符的格式。下面主要介绍各种字符格式的相关操作方法。
1.设置字形和字体颜色
字形包括字体和字号，设置字形字体颜色可以达到着重显示的效果等。下面在“工作计划.docx”文档中设置字形和字体颜色，其具体操作步骤如下。
STEP 1选择字体样式
1选择标题文本；2在【开始】/【字体】组中单击“字体”下拉列表框右侧的下拉按钮；3在打开的下拉列表中选择“方正粗倩简体”选项。
STEP 2选择字号大小
1在【字体】组中单击“字号”下拉列表框右侧的下拉按钮；2在打开的下拉列表中选择“小二号”选项。
技巧秒杀
认识浮动工具栏
在Word文档中选择文本后，将自动打开浮动工具栏，在其中同样可以对选择的文本进行字符和段落格式的设置。
STEP 3选择字体颜色
1在【字体】组中单击“字体颜色”按钮右侧的下拉按钮；2在打开的下拉列表的“标准色”栏中选择“深红”选项。
操作解谜
“字体”对话框
在【开始】/【字体】组中单击右下角的“对话框启动器”按钮，即可打开“字体”对话框，在其中的“字体”选项卡中可以设置各种字符格式，在“高级”选项卡中，则可以对字符的间距等进行设置。
2.设置字符特效
Word中常用的字符特效包括加粗、倾斜、下划线、上标和下标。下面在“工作计划.docx”文档中设置这些字符特效，其具体操作步骤如下。
STEP 1加粗字符
1选择第2段和第7段文本；2在【开始】/【字体】组中单击“加粗”按钮。
STEP 2倾斜字符并添加下划线
1选择第3段～第6段文本；2在【字体】组中单击“倾斜”按钮；3单击“下划线”按钮。
STEP 3设置上标
1在第一行文本的右侧按【Ctrl+Alt+C】组合键，输入“©”符号，选择该符号；2在【字体】组中单击“上标”按钮。
3.设置字符间距
设置字符间距可以使文档更加一目了然，便于阅读，字符间距的设置一般利用“字体”对话框实现。下面设置“工作计划.docx”文档标题的字符间距，其具体操作步骤如下。
STEP 1打开“字体”对话框
1选择文档的标题文本；2在【开始】/【字体】组中，单击右下角的“对话框启动器”按钮。
STEP 2设置字符间距
1打开“字体”对话框，单击“高级”选项卡；2在“字符间距”栏的“间距”下拉列表中选择“加宽”选项；3单击“确定”按钮。
1.2.3 设置段落格式
对于商务办公来说，除了设置字符格式外，也需要对文档中的段落进行格式的设置，如设置对齐方式、段落缩进、行距、段间距，以及添加项目符号和编号等。通过对段落格式的设置，使文档的版式清晰且便于阅读，下面主要介绍设置这些段落格式的相关操作。
微课：设置段落格式
1.设置对齐方式
在文档中可以为不同的段落设置相应的对齐方式，从而增强文档的层次感。下面在“工作计划.docx”文档中为段落设置对齐方式，其具体操作步骤如下。
STEP 1设置“居中对齐”
1选择文档的标题文本；2在【开始】/【段落】组中单击“居中”按钮。
STEP 2设置“右对齐”
1选择最后两行文本；2在【开始】/【段落】组中，单击“文本右对齐”按钮。
2.设置段落缩进
设置段落缩进可使文本变得工整，从而清晰地表现文本层次。下面在“工作计划”文档中设置段落缩进，其具体操作步骤如下。
STEP 1打开“段落”对话框
1将鼠标光标定位到第一段文本中；2在【开始】/【段落】组中单击右下角的“对话框启动器”按钮。
STEP 2设置段落缩进
1打开“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡，在“缩进”栏的“特殊格式”下拉列表框中选择“首行缩进”选项；2在“磅值”数值框中输入“2字符”；3单击“确定”按钮。
STEP 3设置其他段落缩进
选择第8段～第11段文本，用同样的方法设置段落缩进。
3.设置行距和段间距
合适的文档间距可使文档一目了然，设置文档间距的操作一般包括设置行间距和段落间距。下面在“工作计划.docx”文档中设置行距和段间距，其具体操作步骤如下。
STEP 1设置行距
1按【Ctrl+A】组合键，选择整个文档的所有文本；2在【开始】/【段落】组中单击“行和段落间距”按钮；3在打开的下拉列表中选择“1.5”选项。
STEP 2设置段间距
1选择文档的标题文本，在【段落】组中单击“对话框启动器”按钮，打开“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡，在“间距”栏的“段后”数值框中输入“0.5行”；2单击“确定”按钮。
4.设置项目符号和编号
使用Word制作文档时，常常会为文本段落添加项目符号或编号，使文档层次分明、条理清晰。下面在“工作计划.docx”文档中添加项目符号和编号，其具体操作步骤如下。
STEP 1添加项目符号
1选择第2段文本；2在【开始】/【段落】组中单击“项目符号”按钮右侧的下拉按钮；3在打开的下拉列表的“项目符号库”栏中选择“正方形”选项。
STEP 2添加编号
1选择第3段～第6段文本；2在【开始】/【段落】组中单击“编号”按钮，为选择的文本添加默认样式的编号。
5.使用格式刷
在Word中，格式刷具有非常强大的复制格式的功能，无论是字符格式还是段落格式，格式刷都能够将所选文本或段落的所有格式复制到其他文本或段落中，大大减少了文档编辑的重复劳动。下面在“工作计划.docx”文档中利用格式刷复制格式，其具体操作步骤如下。
STEP 1选择源格式
1选择第2段文本；2在【开始】/【剪贴板】组中单击“格式刷”按钮；3将鼠标光标移动到文档中，发现其变成了“格式刷”样式。
STEP 2复制格式
按住鼠标左键选择需要粘贴格式的目标文本，松开左键后，目标文本的格式即可变为与源文本的格式相同。
1.2.4 保护文档
微课：保护文档
商务办公中经常会涉及很多机密性的文档，如果使用Word进行编辑，就需要有一定的保护功能，以防止无操作权限的人员随意打开。Word 2010就为用户提供了一些保护文档的基本功能，如设置为只读、标记为最终状态、设置文档加密、限制编辑等。下面将介绍实现这些保护功能的基本操作。
1.设置为只读
在Word中，有一种文档的标题中显示了“只读”字样，这种文档只能阅读，无法被修改，这就是只读文档。将文档设置为只读文档，就能起到保护文档内容的效果。下面将“工作计划.docx”文档设置为只读文档，其具体操作步骤如下。
STEP 1选择操作
1单击Word工作界面左上角的“文件”按钮，在打开的列表中选择“另存为”选项，打开“另存为”对话框，单击“ 工具”按钮；2在打开的下拉列表中选择“常规选项”选项。
STEP 2设置选项
1打开“常规选项”对话框，单击选中“建议以只读方式打开文档”复选框；2单击“确定”按钮。
STEP 3选择打开方式
返回“另存为”对话框，单击“保存”按钮即可保存该设置。当需要打开该文档时，Word将先打开下图所示的提示框，单击“是”按钮。
操作解谜
不以只读方式打开文档
以这种方式打开只读文档时，只需要在上图所示的提示框中单击“否”按钮，即可以正常方式打开保存的只读文档。
STEP 4打开只读文档
Word将以只读方式打开保存的文档。
2.标记为最终状态
标记为最终状态的目的是让读者知道该文档是最终版本，标记为最终状态的文档也是只读文档。下面将“工作计划.docx”文档标记为最终状态，其具体操作步骤如下。
STEP 1标记为最终状态
1单击Word工作界面左上角的“文件”按钮，在打开的界面左侧的列表中选择“信息”选项；2在中间的“信息”栏中单击“保护文档”按钮；3在打开的下拉列表中选择“标记为最终状态”选项。
STEP 2确认标记为最终稿
打开提示框，要求用户确认将该文档标记为最终稿，单击“确定”按钮。
STEP 3完成确认
打开提示框，提示该文档已经被标记为最终，单击“确定”按钮。
STEP 4只读状态
再次打开该文档时，文档标题显示“只读”字样，且无法进行编辑。如果要编辑该文档，需要单击标题栏下方的“仍然编辑”按钮。
3.设置文档加密
前面两种文档保护方法都比较简单，并不能完全保护重要的文档。当文档中的数据或信息非常重要，且禁止传阅或更改时，可以通过设置密码的方式进行保护。下面为“工作计划.docx”文档设置密码，其具体操作步骤如下。
STEP 1选择操作
1单击Word工作界面左上角的“文件”按钮，在打开的界面左侧的列表中选择“信息”选项；2在中间的“信息”栏中单击“保护文档”按钮；3在打开的下拉列表中选择“用密码进行加密”选项。
STEP 2输入密码
1打开“加密文档”对话框，在“密码”文本框中输入“123456”；2单击“确定”按钮。
STEP 3确认密码
1打开“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中输入“123456”；2单击“确定”按钮。
STEP 4打开加密文档
1保存文档后，加密生效。再次打开该加密文档时，系统将首先打开“密码”对话框，需要在其中的文本框中输入正确的密码；2单击“确定”按钮，才能打开文档。
4.限制编辑
在Word 2010中，为了防止文档被自己或他人误编辑，可以通过设置限制编辑的方式来保护文档。下面为“工作计划.docx”文档设置限制编辑，其具体操作步骤如下。
STEP 1选择限制编辑操作
1单击Word工作界面左上角的“文件”按钮，在打开的界面左侧选择“信息”选项；2在中间的“信息”栏中单击“保护文档”按钮；3在打开的下拉列表中选择“限制编辑”选项。
STEP 2设置选项
1在文档工作界面右侧打开“限制格式和编辑”任务窗格，在“2.编辑限制”栏中单击选中“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框；2在下面的下拉列表框中选择“不允许任何更改（只读）”选项。
STEP 3启动强制保护
1在“限制格式和编辑”任务窗格的“3.启动强制保护”栏中，单击“是，启动强制保护”按钮；2打开“启动强制保护”对话框，单击选中“密码”单选项；3在“新密码”文本框中输入“123456”；4在“确认新密码”文本框中输入“123456”；5单击“确定”按钮。
STEP 4完成限制编辑
返回文档，将无法对文档进行编辑，Word功能区将无法进行操作。如果需要取消对文档的强制保护，需要在“限制格式和编辑”任务窗格中单击“停止保护”按钮。
STEP 5取消强制保护
1打开“取消保护文档”对话框，需要在“密码”文本框中输入正确的密码；2单击“确定”按钮，取消对文档的强制保护。
新手加油站——编辑Word文档技巧
1.使用自动更正快速输入分数
在编辑文档的过程中，有时需要输入分式，如“½”，但手动输入既麻烦又浪费时间。此时，可通过设置Word来快速实现，其具体操作步骤如下。
1打开Word文档，单击Word工作界面左上角的“文件”按钮，在打开的界面左侧选择“选项”选项。
2打开“Word 选项”对话框，单击左侧的“校对”选项卡，在右侧的“自动更正选项”栏中单击“自动更正选项”按钮。
3打开“自动更正”对话框，单击“键入时自动套用格式”选项卡，在“键入时自动替换”栏中单击选中“分数（1/2）替换为分数字符（½）”复选框。
4依次单击“确定”按钮关闭对话框。此后在文档中输入“1/2”时，按【Enter】键则会自动替换为“½”形式。
2.快速输入中文大写金额
使用 Word 编写文档时，可能会遇到需要输入中文大写金额的情况。Word提供了一种简单快速的方法，可将输入的阿拉伯数字快速转换为中文大写金额，其具体操作步骤如下。
1选择文档中需要转换的阿拉伯数字，在【插入】/【符号】组中单击“编号”按钮。
2打开“编号”对话框，在“编号类型”下拉列表框中选择“壹，贰，叁...”选项，单击“确定”按钮即可将所选数字转换为大写金额。
3.快速切换英文字母大小写
在Word中编辑英文文档时，经常需要切换大小写，通过使用快捷键可快速切换，下面以“office”单词为例，在文档中选择“office”，按【Shift+F3】组合键一次，将其切换为“Office”；再按一次【Shift+F3】组合键，可切换为“OFFlCE”；再按一次【Shift+F3】组合键，可切换回“office”。
4.利用标尺快速对齐文本
在Word中有一项标尺功能，单击水平标尺上的滑块，可方便地设置制表位的对齐方式，它以左对齐式、居中式、右对齐式、小数点对齐式、竖线对齐式的方式和首行缩进、悬挂缩进设置，其具体操作步骤如下。
1选择【视图】/【显示】组，单击选中“标尺”复选框，标尺即可在页面的上方（即工具栏的下方）显示出来。
2选择要对齐的段落或整篇文档内容。
3单击水平标尺，并按住鼠标左键进行拖动，可将选中的段落或整篇文章的行首移动到水平对齐位置处；如果单击垂直标尺，并按住鼠标左键进行拖动，可将选中的段落或整篇文章内容上下移动到对齐位置处。
5.清除文档中的多余空行
从网上复制文本到Word中，经常会出现文档中有许多空行的情况，逐一删除这些空行无疑会增加工作量。通过“空行替换”的方法可以快速删除文档中多余的空行，其具体操作步骤如下。
1打开带有多余空行的Word文档，在【开始】/【编辑】组中单击“替换”按钮。
2打开“查找和替换”对话框，在“替换”选项卡中的“查找内容”文本框中输入文本“^p^p”，在“替换为”文本框中输入“^p”，单击“全部替换”按钮即可将文档中的空行快速删除。
6.关闭更正拼写和语法功能
使用Word编排文本时，在编写文字的下方可能会出现一条波浪线，这是因为开启了键入时自动检查拼写与语法错误功能引起的，关闭该功能即可去除波浪线，其具体操作步骤如下。
1打开Word文档，单击Word工作界面左上角的“文件”按钮，在打开的界面左侧选择“选项”选项。
2打开“Word 选项”对话框，单击左侧的“校对”选项卡，在右侧的“在Word中更正拼写和语法时”栏中撤销选中“键入时检查拼写”复选框。
3如果只需要取消当前使用文档的检查拼写与语法错误功能，可在“在Word中更正拼写和语法时”栏中单击选中“只隐藏此文档中的拼写错误”和“只隐藏此文档中的语法错误”复选框，设置完成后单击“确定”按钮。
7.设置最近使用文档的显示数量
Office 2010 新增了启动菜单界面，该界面将显示最近使用的文档，系统默认的是最多显示最近使用的25个文档，用户还可以根据需要手动设置其显示的数量，其具体操作步骤如下。
1打开Word文档，单击Word工作界面左上角的“文件”按钮，在打开的界面左侧选择“选项”选项。
2打开“Word 选项”对话框，单击左侧的“高级”选项卡，在“显示”栏中可设置最近使用的文档的最大个数，单击“确定”按钮即可完成设置。再次启动 Word，在“打开”界面左侧可查看到显示的文档数是否与设置的文档数相符合。
高手竞技场——编辑Word文档练习
1.编辑“表彰通报”文档
打开提供的素材文件“表彰通报.docx”，对文档进行编辑，要求如下。
●标题设置为“方正大标宋简体、红色、小二”，段后距“1行”。
●将正文文本设置为“小四”，使署名和日期段落右对齐。
●将正文第2段和第3段首行缩进2字符。
●将倒数第3段设置为“加粗、倾斜、红色”，为其后的正文段落添加下划线，并添加项目符号库中第2行第1个项目符号。
●将文档的行间距设置为“1.5”。
2.编辑“会议纪要”文档
打开提供的素材文档“会议纪要.docx”，对文档进行编辑，要求如下。
●将标题设置为“黑体、二号、居中”，并设置段后距为“1行”。
●将正文文本设置为“小四”，并使署名和日期段落右对齐。
●为正文设置行距、编号和下划线等。
