第五节 会计电算化档案的基本要求

一、电算化会计档案的内容

电算化会计档案，包括电子会计档案和纸质会计档案。电子会计档案是指存储在U盘、移动硬盘等磁性介质中的会计数据资料。纸质会计档案是指通过计算机打印出来的纸质记账凭证、会计账簿、会计报表等资料。

备份在U盘、移动硬盘等磁性介质中的会计数据资料是会计电算化系统出现的新的档案形式。采用U盘、移动硬盘等磁性介质存储会计账簿、报表等电子数据，具有磁性化和不可见的特点，作为会计档案保存，其保存期限同《会计档案管理办法》中规定的纸质形式的会计档案一样。

采用计算机打印输出纸质会计凭证、账簿、报表，应当符合国家统一会计制度的要求，采用中文或中文和外文结合，字迹要清晰，作为会计档案保存，保存期限也按《会计档案管理办法》的规定执行。

通用会计软件、定点开发软件、通用与定点开发相结合的会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期限截至该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

二、电算化会计档案的生成与管理

在电算化会计信息系统中纸质形式的会计档案需要打印生成，打印的时间及装订形式都有一定的要求。电算化会计档案的生成与管理制度应包含的内容如下：

（1）现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账可采用打印输出的活页装订成册，每天业务较少、不能满页打印的，也可按旬打印输出。

（2）一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季度、按年打印；发生业务较少的账簿，可等满页后再打印。

（3）在所有记账数据和明细分类数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对账表”替代。

（4）在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。

（5）由原始凭证直接录入计算机并打印输出的情况下，记账凭证上应有录入员的签名或盖章、会计主管人员的签名或盖章。收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按《会计人员工作规则》《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。

（6）手工事先做好记账凭证后，录入记账凭证，然后在进行处理的情况下，保存手工记账凭证与机制凭证皆可。

（7）计算机与手工并行工作期间，可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。

（8）记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账还要按照税务、审计部门的要求及时打印输出。

（9）实施会计电算化的单位，需采用U盘、移动硬盘等磁性介质存储会计账簿、会计报表等电子会计数据，定期作为会计档案保存。

（10）单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位档案部门保管。

（11）单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得外借。

（12）单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

三、电算化会计系统档案管理制度

档案管理一般是通过制定与实施档案管理制度来实现的。档案管理制度一般包括以下内容：

（1）存档的手续。这主要是指各种审批手续，比如打印输出的账表，必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。

（2）各种安全保证措施。比如备份盘应贴上保护标签，存放在安全、清净、防热、防潮的场所。

（3）档案管理员的职责与权限。

（4）档案的分类管理办法。

（5）档案使用的各种审批手续。比如调用源程序就应由有关人员审批，并应记录下调用人员的姓名、调用内容、归还日期等。

（6）各类文档的保存期限及销毁手续。比如打印输出账簿就应按《会计档案管理办法》的规定保管期限进行保管。

（7）档案的保密规定。对任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份盘等的行为都将进行相应的处理。