第三节　餐饮企业采购流程设计

作为餐饮业的“入口”，采购的工作从来不是轻松的。试想，餐饮采购的物资上千种，每个品种的进货渠道都不一样，标准要求各不相同，价格和质量也有很大差异，要采购价廉物美的物资，确实不是件容易的事。又因采购任务涉及人员、部门众多，包括的环节琐碎庞杂，因此，作为餐饮企业，有必要从整体上对采购程序进行把握。

要点一：餐饮采购流程的环节

作为餐饮企业经营管理中的重要环节，采购工作只有严格按照一定的流程进行，才能降低物资成本、加速资金周转及提高经济效益。采购流程主要包括如图1-12所示的6个环节。

1.采购计划的审批

严格审批采购计划手续，是采购管理的关键。无论是餐饮企业的哪个部门，都应编制物资需求计划，于每月月末报下月份物资需求计划，并交财务进行成本控制审核，然后再报送财务经理、主管副总审批，最后经由总经理批准后转采购员。具体申购类型及审批手续见表1-2。

2.采购物资的择商

采购物资的择商包括如图1-13所示的4个步骤。

3.采购物资的审批

采购物资只有在审批手续齐全后，才能实施购买。具体要求如下。

（1）采购非入库物资。采购非入库物资时应由部门提出申请，部门总监或经理签字后送财务进行成本控制审核，根据各部门“物品需求计划”对申购物资计划进行审核签字后，送财务经理、主管副总审批，最后送总经理批准后，再转采购员进行采购。

（2）采购入库物资。采购入库物资由仓库保管员根据用量及库存量提出申请，经使用部门经理签字后交财务进行成本控制审核，根据各部门“物品需求计划”及库存量对申购物资计划进行审核签字后，送财务经理、主管副总审批，最后报总经理批准后，再转采购员进行采购。

（3）采购原材料。采购原材料由各厨房于每日下午3:00前报次日原材料采购单，由厨师长、餐饮总监签字后报采购部，采购员根据采购单，通知各供货商准备原材料，并要求于次日上午9:00前准时到货。

4.采购物资的验收

把好物资验收关，对不符合采购申请单内容的物资一律拒收或补办手续。具体要求如图1-14所示。

5.特殊采购物资

（1）采购技术性强的物资。对一些技术性强或有特殊要求的采购物资，采购员可以邀请有关部门相关人员会同购买或授权有关部门相关人员购买。

（2）采购紧急物品。一般采购物品在7天前、紧急物品在24小时前由各申购部门按照申购程序办理申购。若确实有个别紧急需求，须经有关领导批准后，由所需部门自行购买，在有关授权人的监督下收货，于次日及时补办申购、审批、收货手续。

6.采购物资的结算

物资验收后，以“收货记录”作为结算依据，结算方式一律采用定期支付的方式，特殊情况可支付现金，如青菜、农副产品供货商可根据情况特殊处理。

要点二：采购流程设计的要求

采购作业流程，会因采购的来源、采购的方式以及采购的对象等，在作业细节上有若干差异，但是基本的流程则大同小异。

有些餐饮企业会制定明确而单独的采购流程说明书，有些餐饮企业则将有关流程，分散于各项采购作业规范当中。一般来讲，餐饮企业规模越大、采购金额越高，对流程设计越要重视而详细。在此将一般采购作业的流程设计应注意的要点列出，具体如图1-15所示。

要点三：采购作业的基本流程

餐饮企业的采购作业基本流程主要如下。

1.采购管理流程

采购管理流程如图1-16所示。

2.订购流程

订购流程如图1-17所示。

3.询价流程

询价流程如图1-18所示。

4.采购谈判流程

采购谈判流程如图1-19所示。

5.采购合同管理流程

采购合同管理流程如图1-20所示。

6.入库检验流程

入库检验流程如图1-21所示。