1.2.2 办公信息处理的流程

1.办公信息的生成和输入

办公信息的生成和输入包括信息的产生、获取和存储。办公信息可以来自外部，也可以来自部门内，通过各种形式产生，常见的信息采集见表1.3。

表1.3 常见的信息采集

2.办公信息处理

信息处理是指对已输入系统的信息进行加工，使之转换成可供使用者显示、存储或复制的电子存储格式。信息处理包括数据处理、文字处理、图形和图像及音乐等，并通过计算机及相关设备进行处理，如图1.8所示。

图1.8 图表、数据、文字、影像信息制作

3.办公信息的输出及复印

信息的输出：经过处理后的信息要输出、分发给他人，其输出的形式和方法很多，见表1.4。

表1.4 办公信息的输出形式和方法

信息的复印：复印是信息的复制，通常是指将信息复制在纸上。油印、翻印和印刷都属于复印。复印的设备主要有复印机、多功能一体机、快速油印机、一体化速印机和胶印机等。

4.文件的存储、归档及销毁

办公的重要工作之一就是做好文件的存储、归档，应当有计划、定期地将不再有使用价值的文件信息销毁，以便使有用的信息不被无用的信息淹没，同时也为新文件的存储提供空间。

5.信息的利用

信息的重要作用是辅助决策。辅助决策是指利用计算机辅助办公人员根据计划对必要的信息进行分析、判断，提供决策的方案。